Contacte +34 973 927 000 / +34 666 287 042
email: info@inscripcions.cat
 
Gestió d'Inscripccions   -   Resum de Funcionalitats
 
 
Les principals funcionalitats de la gestió d'inscripcions són la gestió de les inscripcions dels participants, el seu cobrament i el posterior control d'accés al vostre esdeveniment.

Els participants poden formalitzar les seves inscripcions, on-line amb pagament electrònic amb targeta de crèdit o bé es poden posar en contacte amb l'organitzador, el qual les pot registrar directament (inscripcions presencials). El registre d'inscripcions presencials es pot realitzar tant de manera anticipada com el mateix dia de l'esdeveniment, podent destinar a aquest fi tants ordinadors com es vulgui funcionant tots ells de manera paral·lela. En tots els casos hi ha la possibilitat d'enviar missatges de confirmació d'inscripció per correu electrònic i/o per SMS als participants que hagin facilitat el seu e-mail i/o telèfon mòbil en la seva inscripció.

L'organitzador, si vol, pot rebre un e-mail cada cop que es realitzi una inscripció al seu esdeveniment.

El formulari d'inscripció és personalitzable per l'organitzador de l'esdeveniment, de forma que només demani als participants aquelles dades que l'organitzador creu necessàries per gestionar el seu esdeveniment.

El període d'inscripcions on-line és flexible, permetent a l'organitzador definir les dates d'obertura i de tancament.

El servei permet també acotar les inscripcions fins a un nombre màxim de participants definit per l'organitzador.

El preu d'inscripció és també configurable per l'organitzador en funció de la data d'inscripció, del nombre de participants inscrits, o d'una combinació d'ambdós factors, oferint un preu variable en funció de la demanda, la qual cosa us permetrà optimitzar els ingressos. També podeu aplicar suplements o descomptes en funció de la categoria dels participants (es poden donar d'alta diferents categories en funció de l'any de naixement i sexe dels participants).

De forma configurable per l'organitzador, es pot afegir un suplement per l'assegurança de dia pels participants no federats. Si feu ús d'aquesta opció disposareu d'uns llistats de participants federats i no federats que us facilitarà els tràmits amb les entitats asseguradores.

El servei d'inscripcions va però més enllà, permetent establir diferents descomptes i/o suplements sobre el preu d'inscripció. A aquests efectes, l'organitzador pot configurar diversos camps numèrics, on el preu final aplicat al participant depen de la quantitat informada per aquest (i d'un valor de "preu per unitat" configurat per l'organitzador en cada cas). També permet la incorporació de diferents opcions de llistes desplegables, on el preu aplicat al participant pot ser diferent en funció de les opcions que seleccioni en cadascuna d'aquestes llistes. Addicionalment, també es permet la incorporació de diversos camps informatius de text lliure on el participant pot incorporar informació addicional, que li sigui demanada per l'organitzador. Aquests camps seran especialment útils per oferir descomptes a determinats grups o col·lectius (p.e. socis de l'entitat organitzadora), per aplicar suplements per a determinats serveis oferts per l'organitzador (p.e. dinar dels participants o dels acompanyants), per escollir una opció entre vàries possibles (p.e. la talla de la samarreta o un menú) o simplement per informar alguna dada especial no contemplada en les dades bàsiques del formulari d'inscripció (p.e. número de soci o circumstàncies especials d'alimentació, com vegetarians o celíacs).

Cas que el vostre esdeveniment tingui lloc en un o varis recintes amb les localitats numerades, podeu configurar els vostres recintes de manera que quan el participant s'inscriu pugui seleccionar una localitat concreta del recinte. En aquest cas podeu aplicar diferents suplements o descomptes segons el recinte, planta, zona, fila i localitat concreta escollida pel participant. En aquest cas disposareu d'un llistat d'ubicacions que us permetrà saber en tot moment quines places han estat ja ocupades i quines estan lliures.

L'organitzador pot oferir també als participants diferents opcions d'anul·lació de la seva inscripció, les quals poden comportar un suplement o descompte sobre el preu de la inscripció en funció de l'opció escollida. El sistema preveu que el participant pugui gestionar per ell mateix l'anul·lació de la seva inscripció, d'acord amb les condicions pactades, en aquest cas quan el participant sol·licita l'anul·lació se li envia un codi de confirmació al seu e-mail que haurà d'introduir per completar el procès d'auto-anulació. Els abonaments es fan a la mateixa targeta de crèdit en que el participant va fer el pagament.

En el moment de confirmar la inscripció s'assigna automàticament un número d'inscripció al participant. De forma configurable per l'organitzador, els números d'inscripció poden tenir una numeració global per a tot l'esdeveniment o numeracions diferents segons la categoria del participant.

Opcionalment, podeu generar un ticket d'accès en format PDF, que inclou un codi de barres i un codi QR per facilitar el posterior control d'accès al vostre esdeveniment. Els participants es poden imprimir directament del web aquest ticket d'accés en el moment de formalitzar la inscripció i també se'ls hi pot enviar per e-mail. Per accedir a l'esdeveniment els participants únicament han de portar aquest ticket d'accés ja sigui imprès en paper o, en el cas que disposeu de lectors de codis QR, enmagatzemat en algun dispositiu mòbil.

El control d'accès al vostre esdeveniment el podeu fer ja sigui mitjançant la lectura automàtica dels codis de barres o codis QR, o bé mitjançant una comprovació manual del codi d'accés.

Un llistat d'inscrits configurable per l'organitzador permet saber en tot moment el nombre de participants inscrits així com els seus números d'inscripció i les seves dades personals, podent visualitzar aquestes dades ordenades per diferents camps: número d'inscripció, nom, categoria, etc... L'organitzador decideix a més si vol que aquest llistat sigui públic o no al web.

El sistema permet a l'organitzador fer retorns parcials o totals als participants, en aquest cas l'abonament es fa a la mateixa targeta de crèdit en que el participant va fer el pagament. De la mateixa manera el sistema permet també fer anul·lacions d'inscripcions.

L'organitzador pot consultar en qualsevol moment totes les dades informades pels participants en el moment de fer la inscripció, així com la situació econòmica del seu esdeveniment: ingressos per inscripcions on-line i presencials, devolucions efectuades, càrrec per utilització del servei www.inscripcions.cat. Totes aquestes dades poden ser exportades a excel per tal de ser guardades i tractades posteriorment per l'organitzador.


Accés al web de l'Esdeveniment

Es pot accedir al web de l'esdeveniment a través de www.inscripcions.cat amb el codi únic definit en el moment de crear l'esdeveniment o, en el cas que hagueu decidit fer públic el vostre esdeveniment, també serà accesible a través de la seva búsqueda al calendari d'esdeveniments de www.inscripcions.cat.

El web està estructurat en dues àrees independents: una àrea pública (configurable per l'organitzador) dedicada als participants i al públic en general i una àrea privada exclusiva de l'organitzador.

A la vegada, l'àrea privada dedicada a l'organitzador es subdivideix en una àrea per a col·laboradors (que permet realitzar inscripcions presencials i efectuar el control d'accés a l'esdeveniment) i una altra pròpiament dedicada a l'organitzador (en la qual es permet realitzar, entre altres, les funcions de control global dels participants, la configuració de l'esdeveniment i el seu control econòmic).

De cara a facilitar l'accés dels participants al menú públic del vostre esdeveniment a www.inscripcions.cat, si l'organitzador ha decidit no fer-lo públic, haurà de facilitar-los el codi únic de l'esdeveniment o bé, en cas de disposar d'un lloc web, pot crear links directament des del web de l'organitzador a les funcionalitats públiques de l'esdeveniment dedicades als participants; d'aquesta manera, el punt d'entrada dels participants a l'esdeveniment pot ser directament a partir del propi web de l'organitzador.

Inici
Presentació
Tarifes
Crea el teu Esdeveniment