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Gestión de Carreras   -   Resumen de Funcionalidades
 
 
Las principales funcionalidades de la gestión de carreras son la gestión de las inscripciones de los participantes, el seguimiento de la carrera, la obtención y comunicación de los resultados de la carrera y la generación de diplomas en formato PDF.


Inscripciones

Los participantes pueden formalizar sus inscripciones on-line mediante pago electrónico con tarjeta de crédito o pueden ponerse en contacto con el organizador, el cual los puede registrar directamente (inscripciones presenciales). El registro de inscripciones presenciales se puede realizar tanto de manera anticipada como el mismo día del evento, pudiento destinar a este fin tantos ordenadores como se quiera funcionando todos ellos de manera paralela. En todos los casos existe la posibilidad de enviar mensajes de confirmación de inscripción por correo electrónico y/o por SMS a los participantes que hayan facilitado su e-mail y/o teléfono móvil en su inscripción.

El organitzador, si lo desea, puede recibir un e-mail cada vez que se realice una inscripción en su carrera.

El formulario de inscripción es personalizable por el organizador de la carrera, de manera que sólo pida a los participantes aquellos datos que el organizador cree necesarios para gestionar su carrera.

El período de inscripciones on-line es flexible, permitiendo al organizador definir las fechas de apertura y cierre.

El servicio permite también acotar las inscripciones hasta un número máximo de participantes definido por el organizador.

El precio de la inscripción tambén es configurable por el organizador en función de la fecha de inscripción, del número de participantes inscritos, o de una combinación de ambos factores, ofreciendo un precio variable en función de la demanada, lo cual os permitirá optimizar los ingresos. También podéis aplicar suplementos o descuentos en función de la categoría de los participantes (se pueden dar de alta diferentes categorías en función del año de nacimiento y sexo de los participantes).

De forma configurable por el organizador, se puede añadir al precio de la inscripción un suplemento por el seguro de día para los participantes no federados. Si hacéis uso de esta opción dispondréis de unos listados de participantes federados y no federados que os facilitará los trámites con las entidades aseguradoras.

El servicio de inscripciones va más allá, permitiendo establecer descuentos y/o suplementos sobre el precio de inscripción. A estos efectos, el organizador puede configurar diversos campos numéricos, donde el precio final aplicado al participante depende de la cantidad informada por este (y de un valor de "precio por unidad" configurado por el organizador en cada caso). También permite la incorporación de diferentes opciones de listas desplegables, donde el precio aplicado al participante puede ser diferente en función de las opciones que seleccione en cada caso. Adicionalmente, también se permite la incorporación de diversos campos informativos de texto libre donde el particpante puede incorporar información adicional que le sea requerida por el organizador. Estos campos serán especialmente útiles para ofrecer descuentos a determinados grupos o colectivos (p.e. socios de la entidad organizadora), para aplicar suplementos para determinados servicios ofrecidos por el organizador (p.e. comida de los participantes o acompañantes), para escoger una opción entre varias posibles (p.e. la talla de la camiseta o un menú) o simplemente para informar algún dato especial no contemplado en los datos básicos del formulario de inscripción (p.e. número de socio o circunstancias especiales de alimentación, como vegetarianos o celíacos).

Si queréis también podéis hacer uso del servicio de ubicaciones seleccionables en vuestra carrera, de manera que cuando el participante se inscribe se le pide que seleccione una ubicación concreta de las que hayáis configurado, las cuales pueden tener, si queréis, un suplemento o descuento sobre el precio de la inscripción. Esto os puede ser especialmente útil p.e. en el caso que queráis hacer cajones de salida diferentes en función del tiempo de los participantes, o de la hora de salida escogida por estos.

El organizador puede ofrecer también a los participantes diferentes opciones de anulación de su inscripción, las cuales pueden comportar un suplemento o descuento sobre el precio de la inscripción en función de la opción escogida. El sistema prevé que el participante pueda gestionar por él mismo la anulación de su inscripción, de acuerdo con las condiciones pactadas, en este caso cuando el participante solicita la anulación se le envía un código de confirmación a su e-mail que deberá introducir para completar el proceso de auto-anulación. Los abonos se hacen a la misma tarjeta de crédito con la que el participante hizo el pago.

En el momento de confirmar la inscripción se le asigna automáticamente el dorsal al participante. De forma configurable por el organizador, los dorsales pueden tener una numeración global para toda la carrera o numeraciones distintas para cada categoría.

Opcionalmente, podéis generar un ticket de acceso en formato PDF, que incluye un código de barras y un código QR para facilitar el posterior control de acceso a vuestra carrera. Los participantes se pueden imprimir directamente del web este ticket de acceso en el momento de formalizar la inscripción y también se les puede enviar por e-mail. Para acceder a la carrera los participantes únicamente deben llevar este ticket de acceso ya sea impreso en papel o, en el caso que dispongáis de lectores de códigos QR, almacenado en algún dispositivo móvil.

El control de acceso a vuestra carrera lo podéis hacer ya sea mediante la lectura automática de los códigos de barras o códigos QR, o bién mediante una comprobación manual del código de acceso.

Un listado de inscritos configurable por el organizador permite saber en todo momento el número de participantes inscritos así como sus números de inscripción y sus datos personales, pudiendo visualizar estos datos ordenados por diferentes campos (número de inscripción, nombre, categoría, etc...). El organizador decide además si quiere que el listado sea público o no en el web.

El sistema permite al organizador hacer devoluciones parciales o totales a los participantes, en este caso el abono se hace a la misma tarjeta de crédito con la que el participante efectuó el pago. También permite hacer anulaciones de inscripción, de manera que el participante ya no aparecerá en la lista de inscritos y su dorsal se reasignará a un nuevo participante.

El organizador puede consultar en cualquier momento todos los datos informados por los participantes en su inscripción, así como la situación económica de su carrera: ingresos por inscripciones on-line y presenciales, devoluciones efectuadas, cargos por utilización del servicio www.inscripcions.cat. Todos estos datos pueden ser exportados en formato excel para ser guardados y tratados posteriormente por el organizador.


Control de Carrera

El servicio de control de carreras permite la gestión de un amplio tipo de pruebas y se adapta a muchas situaciones posibles.

Entre ellas, permite la gestión de carreras con un único recorrido para todos los participantes y carreras con dos o tres recorridos posibles, donde los participantes pueden optar para completar diferentes recorridos (más cortos o más largos) durante la propia realización de la prueba. También es válido para pruebas (como p.e. las de tipo "cross") donde hay diferentes distancias y diferentes horas de salida en función de la categoría de los participantes. También permite la gestión de carreras con diferentes sectores cronometrados (como duatlones o tiatlones) o pruebas que incorporen algun tramo cronometrado en cualquier parte del recorrido. También permite la gestión de carreras con diferentes vueltas a un circuito, permitiendo el registro de controles de paso en las distintas vueltas. También permite el control de carreras de larga distancia (como p.e. maratones o travesías de más de un día) con varios controles intermedios de paso.

En relación al registro de salida, éste puede ser único para todos los participantes de la carrera, independiente para cada categoría, o individual para cada participante.

El servicio de control de carreras está basado en la gestión de diferentes puntos de control que se pueden utilizar tanto para controlar el paso de los corredores como para calcular datos de tramos parciales de carrera, que pueden ser entre los diferentes controles de paso o entre éstos y la salida o llegada. El organizador, en la configuración de la carrera, define los controles que desea establecer en su carrera, así como los tramos parciales que desea calcular y los datos que desea obtener y mostrar de cada tramo en las clasificaciones.

El control de carrera, tanto en lo referente a los registros de no presentados, retirados, descalificados, salidas individuales, controles de paso y de salidas y llegadas, se realiza on-line introduciendo el número de dorsal en el ordenador, de forma que los resultados se vizualizan inmediatamente en el web. El único requisito es disponer, en cada punto de control, de un ordenador con conexión a internet, a través de cable (redes locales, ADSL o módems telefónicos) o conexiones inalámbricas (wi-fi o internet por tecnologia móvil UMTS/3G). También es posible hacer los registro por medio de dispositivos móviles con conexión a internet habilitada.

El sistema de registro off-line permite hacer un mayor número de registros en menos tiempo y a la vez facilita la corrección posterior de datos. A estos efectos tenemos plantillas adaptables a cada necesidad en función del tipo de prueba y del volumen de participantes, que permiten registrar off-line y que se pueden cargar al web de manera automática en cualquier momento.

La actualización de los listados de controles de paso y seguimiento de carrera es automática a medida que se registra el paso de los participantes y, en relación a las clasificaciones, éstas se actualizan automáticamente cada minuto. El organizador decide que listados de control de carrera (no presentados, retirados, descalificados, seguimiento de carrera, clasificaciones y podios) quiere hacer visibles en la parte pública del web, de manera que puedan ser consultados por los participantes y seguidores.

Mediante el listado de seguimiento de carrera se puede hacer el seguimiento de los diferentes controles de paso por los que han ido pasando los participantes y la hora en que lo han hecho. El organizador define también que controles quiere hacer públicos y cuales podrán ser visualizados únicamente por el propio organizador o sus colaboradores.

Las clasificaciones también son configurables por el organizador, quien puede definir la información que se muestra. Según diferentes opciones de filtro, las clasificaciones pueden mostrarse a nivel general de todos los participantes o por categorías y en ambos casos un filtro adicional permite visualizar los resultados globales de la carrera, de un tramo concreto de la misma o global de toda la carrera más todos los tramos parciales.

El servicio permite además la posibilidad de establecer metales virtuales de oro, plata o bronce en función de la categoría del participantes y la velocidad media con que ha completado la carrera.

Una vez terminada la carrera los participantes tienen la posibilidad de generarse un diploma en formato PDF de su participación en la carrera, al cual se pueden incorporar una fotografía suya.

El servicio incluye la posibilidad de envíos de mensajes de correo electrónico y/o SMS en el momento de la llegada, informando a los participantes del tiempo realizado, la classifcación obtenida y la posibilidad de generarse su diploma de participación.


Acceso al web de la Carrera

Se puede acceder al web de la carrera a través de www.inscripcions.cat con el código único definido en el momento de crear la carrera o, caso que hayáis decidido hacerla pública, también será accesible a través de su búsqueda en el calendario de carreras de www.inscripcions.cat.

El web está estructurado en dos areas independientes: una pública (configurable por el organizador) dedicada a los participantes y al público en general y otra privada exclusiva del organizador.

A la vez, el area privada dedicada al organizador se subdivide en una area para colaboradores (que permite realizar funciones como p.e. inscripciones presenciales, registrar salidas, controles de paso y llegadas) y otra area dedicada al organizador (en la cual se permite realizar, entre otras, las funciones de control global de participantes, la configuración de carrera y su control económico).

Para facilitar el acceso de los participantes al menú público de vuestra carrera a www.inscripcions.cat, si el organizador ha decidido no hacerla pública, deberá facilitarles el código único de la carrera, o caso de disponer de un sitio web, puede crear enlaces directos desde su web a las funcionalidades públicas de la carrera dedicadas a los participantes, de esta manera, el punto de entrada de los participantes a la carrera puede ser directamente a partir del propio web del organizador.

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